Entenda tudo sobre gestão de armazém, seus benefícios e a importância que o uso desses métodos tem para a saúde de sua empresa.
O uso da tecnologia
causa mudanças nos processos internos dos negócios. Ela também é responsável por aumentar o nível de exigência dos consumidores.
Para atender de forma correta essas demandas, é importante buscar formas de executar os processos da gestão de estoque.
Nesse artigo, vamos abordar como as empresas têm usado a gestão de armazém para impulsionar negócios e facilitar as tarefas desse segmento.
Pesquisas da LogisticsIQ mostram que o crescimento do uso de tecnologias tende a crescer muito, cerca de 14% nos próximos anos. Portanto, atingindo 30 bilhões de dólares no setor.
Vamos começar entendendo melhor sobre o Sistema de Gerenciamento de Armazém e suas etapas de processo, confira.
O que é Sistema de Gestão de Armazém?
O Sistema de Gestão de Armazém é amplamente conhecido pela sigla WMS (Warehouse Management System).
Ele é definido com um sistema logístico que usa tecnologia. Além disso, ele usa a tecnologia para gerenciar todos os processos que envolvem as operações do departamento logístico de uma empresa, armazéns e centros de distribuição.
Ao usar um software adequado para sua necessidade, então, é possível gerenciar as movimentações internas. Desde o processo de entrada de produtos, até o momento onde é feita a expedição desses itens.
Dentro disso, engloba ainda o processo de inventários, assim como a separação e preparação dos pedidos emitidos, otimização de armazenamento no espaço físico. Essas e muitas outras tarefas estão inclusas no WMS empresas.
Isso é feito com tecnologias que facilitam os processos e permite automatizar muitos deles.
Quais são as etapas do sistema de gestão de armazém WMS?
O WMS já colabora com o controle dos processos logísticos logo na entrada dos produtos e materiais. Percebemos, assim, a importância do WMS.
Quando o recebimento da mercadoria acontece, se registra a entrada no sistema usando os documentos fiscais (notas fiscais ou outras).
Essa primeira etapa é importante porque os documentos possuem informações importantes (validade, lotes, etc.) que são usadas no processo seguinte de alocação e armazenamento adequado.
Os produtos, assim, são classificados e etiquetados considerando suas características para então ser devidamente armazenado.
No espaço físico, então, já seguindo regras de estoque pré-estabelecidas, os produtos são movimentados e estocados de maneira que preservem sua estrutura física e qualidade.
Os critérios podem ser muitos, como refrigeração, altura do solo, distanciamento entre eles, dentre muitos outros.
Ao citar outro processo, ainda, temos a automatização de separação e expedição para envio aos clientes. Como há uma otimização na identificação dos itens, com as localizações exatas de cada item, esse processo se torna ágil e assertivo.
Além do citado acima, confira mais sobre as funções possíveis do WMS. Listamos de forma breve, então, suas principais qualidades abaixo.
Agendamento
O sistema permite que dados detalhados sobre os produtos e seus lotes sejam inseridas, assim como horário e local de execução da operação. Isso facilita o cálculo e os recursos necessários para executar outras tarefas de movimentação.
Endereçamento
O WMS permite um controle mais exato dos espaços disponíveis dentro do estoque, assim como a localização de cada item dentro do espaço físico.
Esse processo pode ser feito usando uma solução chamada RFID, que faz a identificação dos produtos através de etiquetas inteligentes. Estas etiquetas emitem sinais de radiofrequência, ou ainda podem ser usados os códigos de barras.
Assim, é possível localizar o “endereço” do produto de forma muito mais ágil e organizada, inclusive, enfim, localizando lotes específicos de materiais de forma mais simples.
Expedição
Permite realizar a conferência dos produtos para expedição com mais eficácia, o que evita erros humanos. Os dados no sistema são fornecidos para a expedição ser feita com mais rapidez.
Abastecer Linhas de Produção
O sistema ainda oferece a opção de desenhar fluxos relacionados a linhas de produção. Isso permite processos mais corretos que não causem interrupções na produção, a falta de insumos ou outros equipamentos que são usados no processo.
Realizar Inventários
O WMS facilita o processo de inventário e permite cruzar informações de quantias físicas com os registros imputados no sistema. Ainda, ajuda na conferência manual, o que torna os inventários mais precisos e ágeis.
Transferências e Movimentação
As transferências, quando necessárias entre vários armazéns, também pode ser simplificada usando esse sistema. O objetivo principal é evitar erros e retrabalho de contagem e deixar o processo mais ágil.
Nesses casos, pode ser usada a solução RFID para demarcar produtos ou pallets que serão transferidos, ou ainda movimentados dentro do estoque.
Controle da Frota de Entrega e das Coletas
Possibilita uma avaliação dos veículos usados e autorizados para acessar as dependências da empresa para realizar coletas ou entregas. Ainda possibilita rastrear e diferenciar quais mercadorias foram entregues por cada veículo.
Se for o caso da sua empresa, ainda possibilita integrar o WMS empresa a um sistema de gestão de frotas de veículos.
Relatórios, Controle e Segurança de Informações
O WMS garante uma rápida emissão de relatórios gerenciais detalhados. Gestores podem, assim, tomar decisões corretas com base em dados, além de mensurar melhor os números gerais do estoque e os resultados alcançados.
Esses dados são coletados e armazenados de forma organizada pelo próprio sistema, o que evita muitas horas de trabalho manual dos colaboradores e gestores. Isso padroniza as operações e oferece uma centralização de todos os dados importantes.
Para garantir a segurança das informações, o sistema ainda realiza backups automáticos. Usa, dessa forma, recursos de proteção como a criptografia de dados, permitindo acesso somente a pessoas autorizadas.
Identificando o melhor Método de Operação para seu Armazém
Existem alguns métodos usados nos Sistemas de Gestão de armazém que variam conforme o tipo de operação da empresa e as categorias de produtos que armazenam. Considere os mais conhecidos e usados pelas empresas.
FIFO
O método conhecido como FIFO (first in, first out) considera que os primeiros produtos a entrarem em estoque, devem ser os primeiros a sair.
É um modelo altamente recomendado para empresas com giro de estoque dinâmico, considerando características como o prazo de validade dos itens, por exemplo. Os produtos não devem ficar muito tempo parados no estoque.
Empresas que movimentam produtos alimentícios ou de medicamentos controlam melhor seus estoques usando essa metodologia.
Uma vantagem é permitir mais rentabilidade quando consideram o balanço patrimonial, já que os níveis de produção acompanham as demandas externas.
FEFO
Já o método FEFO (first expired, first out) considera que os produtos com data de vencimento mais próxima devem ser os primeiros a sair do estoque.
Essa metodologia é usada na gestão de armazém quando os produtos possuem altíssimo giro. Eles possuem vida útil ou prazo de validade curto, ou os que são perecíveis ou mantidos sob refrigeração.
Neste caso, também existe o diferencial das possíveis variações de preço. Já que o giro é mais rápido, eventos como inflação econômica não causam impactos muito grandes em empresas desse segmento.
LIFO
O LIFO (last in, first out) considera que os últimos produtos que entraram em estoque devem ser os primeiros a sair. É mais usado, portanto, em estoques de grande rotatividade na gestão de armazém.
Empresas que usam esse modelo trabalham com materiais que possuem um prazo de validade longo e resistem mais tempo no estoque. Muitas vezes, produtos antigos são armazenados ao fundo, deixando os mais novos na frente das prateleiras.
A lógica desse método permite que os empresários atuem de maneira estratégica, contando com um estoque onde a qualidade não se altera em curtos períodos de tempo.
Benefícios do Sistema de Gestão de Armazém para a Empresa
Confira os principais benefícios que o sistema agrega à empresa, afetando a operação de negócios.
1. Oferece Fácil Implantação
O Sistema de Gestão de Armazém (WMS) atua considerando o fator operacional relacionado ao fluxo de materiais e planejamento de movimentações. Ainda, atua no fluxo das informações geradas e busca um controle mais exato dos processos.
A combinação desses dois fatores permite uma adequação facilitada na hora de implantar soluções de gestão de armazém de forma mais personalizada, conforme cada necessidade.
Ainda, oferece alta flexibilidade para os diferentes casos e permite adaptações na hora da implantação por uma equipe especializada que auxilia em todo o processo.
2. Permite o Planejamento de Remessas
Uma das várias vantagens encontradas com o uso do WMS é aumentar a produtividade considerando um planejamento de entregas mais apurado.
A partir do conhecimento pleno dos níveis de estoque e da lista de pedidos dos clientes, se avalia o espaço físico dos veículos. Para, assim, ter o melhor aproveitamento possível na gestão de armazém.
Sendo assim, o intuito é alocar o máximo de produtos possíveis sem comprometer sua segurança e qualidade. O processo considera o envio com base nos endereços finais de entrega, aprimorando até mesmo o melhor trajeto.
Isso ajuda a reduzir custos de combustível e a quantidade de viagens necessárias, ainda permitindo entregas mais rápidas e ágeis.
3. Garante a Integridade dos Produtos
Nas etapas de manipulação dos produtos e carregamento dos veículos, é preciso ter cuidado redobrado.
Quando se trata de objetos maiores ou pallets com grandes volumes, o processo deve ser feito por equipamentos próprios, como, por exemplo, empilhadeiras ou guindastes.
Além disso, a prevenção de avarias é essencial e tem impacto direto na satisfação dos clientes e no atendimento dos prazos de envio que já forma estipulados.
Ainda, protege os colaboradores, exigindo o uso de EPIs corretas, o que garante a integridade física de todos, para uma gestão de armazém adequada.
4. Colabora na Comunicação Interna
Muitos processos e etapas podem apresentar erros devido à falta de comunicação entre os próprios funcionários, ou entre outros departamentos.
Trabalhar em armazéns pode gerar certa complexidade na troca de informações entre todos.
Com crescentes demandas e pressão para fluxo mais rápidos, a comunicação tende a ser comprometida, gerando erros e custos na gestão de armazém.
Com o WMS, fica mais fácil organizar a comunicação interna, pois o sistema pode enviar mensagens e compartilhar informações de tarefas realizadas, mostrando data, hora e nome do funcionário que a executou.
Tudo fica registrado e permite fácil compartilhamento entre as pessoas que precisam acessar certas informações.
5. Fornece Informações em Tempo Real
Contribuindo para o item anterior sobre comunicação, um fluxo de informações em tempo real, transmitida e disponível no sistema a todos a qualquer momento, permite consultas e resolução de problemas de forma rápida.
Seja obter dados com o RFID ou com a leitura dos códigos de barras e QR Codes, todo o controle de estoque pode ser consultados ou atualizado usando dispositivos móveis.
6. Gestão Inteligente no Estoque
Sabendo tudo sobre o espaço físico do armazém e como ocupá-lo da maneira mais inteligente possível, o WMS permite uma gestão inteligente do estoque e dos espaços.
Os relatórios emitidos informam ainda sobre a curva ABC, produtos que mais tem saída e valor agregado para a empresa, garantindo que decisões de compra e reposição sejam mais corretas pelos compradores.
Ainda colabora com um processo inteligente na gestão de entrada e saída, como comentamos, garantindo que o controle de itens seja muito mais próximo da quantidade real armazenada.
7. Colabora com a Redução de Custos
O WMS colabora na redução dos custos de todo o departamento logístico na gestão de armazém. Isso engloba os ricos de perdas de produto por mau armazenagem. Ou, ainda, por uma má gestão das características de estocagem, como refrigeração e validade dos itens.
É possível monitorar e avaliar produtos pelo sistema sem fazer conferência manual, já que as informações foram inclusas logo na entrada dos produtos no armazém.
Além disso, também colabora com a redução de custos com contratação de pessoal, já que a automação de vários processos e a realização mais prática de muitos outros, exige menos colaboradores atuando em processos manuais.
8. Melhora o Atendimento e a Satisfação dos Clientes
Com a agilidade e uma rápida dinâmica nos processos logísticos, o WMS colabora com entregas muito mais ágeis para os clientes. Essa ação, portanto, afeta diretamente a satisfação dos mesmos.
Ainda, por fornecer informações em tempo real, o atendimento e as vendas acontecem de forma muito mais fluída.
Com isso, os colaboradores de outras áreas podem checar se o produto está disponível em tempo real, então solicitar a separação e garantir prazos melhores de entrega.
Muitos modelos de entrega ágil têm surgido no mercado, como as de recebimento no mesmo dia ou cross docking, por exemplo. Fica muito mais fácil atender a demanda do mercado com um sistema logístico inteligente para a gestão de armazém.
9. Possibilita Inventários mais Assertivos e Rápidos
O WMS também oferece um maior controle na realização de inventários.
Com os itens etiquetados, permite que o software contabilize a quantidade exata disponível, atualizando a base de dados com informações mais precisas.
Isso contribui para a redução dos documentos utilizados nesses controles, diminuindo as chances de erros.
10. Otimiza Separação e Espaço Físico
Com o WMS sendo usado de ponta a ponta como um sistema de gestão de armazém, os produtos chegam e já são alocados. E são alocados levando em conta as características citadas. Assim, a separação e ouso do espaço físico são feitos da forma mais inteligente possível.
Ao considerar as medidas das embalagens, suas características e regras para estocagem, o sistema sugere o melhor local para armazená-lo. Isso melhora o aproveitamento do espaço físico para a gestão de armazém.
Ainda, pela localização exata de cada item, o processo de separação fica muito mais ágil e igualmente inteligente.
11. Mais Produtividade em todas Etapas
Com todos esses benefícios que vimos, fica claro o aumento da produtividade na gestão do armazém e em todas as operações realizadas no dia-a-dia.
O impacto da produtividade é bem notável, reduzindo trabalhos manuais e conferindo rapidez e precisão nas tarefas e tomadas de decisão.
Como a falta de um sistema WMS pode impactar na Gestão do Estoque
Uma das principais perdas sem um gerenciamento adequado de estoques e armazéns é na performance da empresa como um todo.
Sendo um dos setores mais importantes dentro das organizações, os estoques podem afetar os resultados da companhia quando geridos de forma incorreta. O que afeta, assim, a satisfação dos clientes.
Muitos gestores ou diretores não enxergam o real impacto de investir em novas tecnologias e sistemas que contribuam para o crescimento da empresa.
Hoje, com a ampla concorrência existente, a falta de automação é um dos principais sintomas de problemas já identificados. Ou, ainda pior: serão notados a longo prazo, quando a situação for mais grave.
A RBR (Robotic Business Review) disponibilizou uma pesquisa mostrando que armazéns automatizados possuem:
- Probabilidade maior de aumentar a precisão do inventário para 99% ou mais;
- Chance 36% maior de reduzir os custos de mão de obra com média de 3% ao ano;
- Capacidade 40% maior de realizar envios corretamente no mesmo dia do pedido.
Considerando somente essas três informações, já fica claro como um sistema de gestão de armazém correto pode afetar nos resultados finais das empresas.
Quando gestores ignoram o uso desses sistemas e os avanços tecnológicos da área, existe uma dificuldade clara em organizar grandes volumes de dados. É difícil, portanto, tomar decisões de forma correta.
Veja abaixo outras consequências de ignorar a importância de uma gestão inteligente de estoque.
Falta de Confiabilidade nos Processos
A falta de integração entre as atividades desenvolvidas gera prejuízos e erros. Isso, ainda sem considerar os que não são vistos, já que um sistema não faz a gestão de tudo que é desenvolvido.
Com isso, há menos confiabilidade nos processos, seja por parte dos gestores ou dos próprios colaboradores que os executam.
A agilidade das tarefas e nas tomadas de decisão são afetadas também, já que a busca por informações “perdidas” toma muito tempo. A centralização de dados de forma organizada, então, se torna impossível.
Baixa Agilidade nas Movimentações
Como o WMS organiza os processos de movimentação das mercadorias, quando isso é feito de forma manual, o tempo usado para esses processos é maior. Portanto, gera pouca ou nenhuma agilidade.
Ainda, pela grande quantidade de processos lentos, possivelmente, a empresa acaba tendo que contratar mais colaboradores para executar as tarefas dentro do prazo. Além de baixa agilidade, gera mais custos com mão de obra especializada na área.
Todas as etapas são organizadas e padronizadas para evitar a perda de materiais e diminuição dos custos.
Baixa Produtividade
A ausência de um sistema inteligente no armazém afeta não somente a agilidade dos processos internos no estoque, mas impacta na velocidade das entregas. Portanto, os processos de trocas de mercadorias também sofrem com isso.
As reclamações de clientes acabam surgindo em maior número, o que muda a percepção da qualidade da empresa perante o mercado. O que, infelizmente, cria uma ótima oportunidade para concorrentes se destacarem.
Dentro do ambiente da empresa, ainda, a baixa produtividade também pode afetar os departamentos de Negócios e de Vendas.
O setor de compras da empresa pode, assim, ter dificuldade e entender como estão os níveis de estoque e a quantidade real ainda disponível. Esse problema resulta em falta de produtos ou compras desnecessárias.
Nas vendas, os colaboradores podem ter dificuldade em verificar se os produtos estão disponíveis e em informar prazos reais de entrega.
O tempo para receber o produto tem se mostrado cada vez mais relevante na hora do consumidor escolher de quem irá comprar.
Encontrando a Solução Ideal para seu Negócio
Com todas essas informações, ficou fácil entender a importância de um sistema de gestão de armazém que torna todos os processos mais ágeis e inteligentes.
O impacto dessa escolha se estende para outras áreas da empresa, afetando até as cadeias de produção, garantindo um diferencial nas operações logísticas da empresa.
Invista em um sistema de gestão de armazém WMS para garantir mais efetividade e para tomar decisões corretas. O que contribui para o crescimento da empresa e uma operação de qualidade.
Além de oferecer melhores condições de trabalho para os colaboradores, contribui para produtividade e gera mais disposição para melhor desempenho de suas funções.
Encontrar a solução ideal para sua operação pode parecer algo complexo, mas com o auxílio de empresas especializadas na implantação dessas tecnologias tudo fica mais fácil.
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A empresa oferece soluções completas para que gestores tenham acesso a importantes dados e relatórios. Com esses dados, você vai ter ajuda para aprimorar o processo logístico como um todo e de forma constante.
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