Em minha experiência no universo da gestão de estoques, percebi que a maioria dos riscos logísticos nascem da falta de controle de informações essenciais. E entre os desafios que mais acompanhei, a gestão de lotes ocupa posição de destaque – especialmente quando falamos de indústria, alimento e farmacêutica, onde rastrear cada unidade pode evitar problemas graves. Por isso quero mostrar, de forma prática, como organizar, registrar e monitorar lotes, adotando métodos atuais e tecnologias capazes de transformar o dia a dia das operações.

O que é controle de lote e por que faz diferença?

Antes de qualquer passo prático, faço questão de enfatizar: gerenciar lotes significa criar uma identidade para cada grupo de produtos, garantindo que todo movimento, do recebimento até a expedição, fique registrado. Definir lotes é como dar um RG para cada parte de seu estoque. Assim, se qualquer inconsistência ou problema surgir, como no caso de um recall ou uma contaminação, fica possível localizar rapidamente onde cada item está, quando chegou e quando saiu.

Por muitos anos acompanhei empresas que perderam grande quantidade de mercadorias por simples falhas na identificação. Já vi recalls que pareciam um caos, empresas inteiras mobilizadas para rastrear caixas entre centenas de planilhas. Se, para alguns segmentos como o varejo, a falha pode ser só um atraso ou perda financeira, em alimentos e remédios, os riscos são muito maiores – saúde e reputação em jogo.

Controle de lote forte previne prejuízos e transforma crises em oportunidades.

Como funciona o controle e rastreabilidade de lotes?

Na prática, o procedimento começa desde o recebimento. A cada remessa ou produção, um código de lote é criado, contendo informações como data de fabricação, validade, fornecedor, e até características específicas. Daí em diante, todas as movimentações são vinculadas a esse número: entrada, armazenamento, separação, expedição e até devoluções.

• Crie e registre um número exclusivo para cada lote assim que produzir ou receber produtos.
• Associe o lote a informações relevantes: validade, origem, composição, condições de armazenamento, etc.
• Registre nas movimentações o consumo, transferências e expedição daquele lote.
• Deixe fácil a consulta dessas informações para inspeções, auditorias ou recalls.

Essa rastreabilidade completa é, inclusive, exigida por órgãos regulatórios no segmento farmacêutico e alimentício. A anvisa, por exemplo, exige isso com rigor.

Principais métodos de controle: FIFO, FEFO e validade

Especialmente ao lidar com produtos com datas sensíveis, como alimentos ou insumos farmacêuticos, não basta só registrar um número: é preciso criar estratégia para garantir que o lote seja consumido no momento certo, evitando perdas e vencimentos.

• FIFO (First In, First Out): movimentação baseada na ordem de chegada. O primeiro lote que entra é o primeiro a sair. Muito comum em diferentes setores.
• FEFO (First Expired, First Out): aqui, prioridade é a data de validade. O lote com vencimento mais próximo sai primeiro, independentemente da ordem de entrada. Fundamental em operações com prateleiras extensas ou estoque variado.
• Controle de validade: independente do método acima, a verificação constante das datas é obrigatória. Vale usar alarmes, relatórios e automações para não deixar expirar produtos de valor.

Em operações mais maduras, vejo que a mudança de FIFO para FEFO acontece quase automaticamente, principalmente depois que a empresa adota uma solução como o GTI PLUG, pois sistemas assim tornam o rastreamento de datas e avisos de vencimento em algo visual e rápido.

Controle de lote usando planilhas: vale a pena?

Muita gente começa com planilhas eletrônicas no Excel ou Google Sheets. Admito que são úteis para pequenas operações ou controles simples. Mas, sinceramente, bastam alguns milhares de itens para os problemas surgirem: dados duplicados, divergências entre setores, dificuldade para auditar movimentações ou responder rapidamente a um chamado de recall.

• Planilhas não oferecem visibilidade instantânea ou integração com operações de armazenagem e expedição.
• Erros de digitação, fórmulas quebradas e falta de histórico deixam brechas para fraudes e perdas.
• Não alertam automaticamente sobre vencimentos, nem integram códigos de barras ou controles por celular/coletor.
• Dificultam integração com e-commerces, ERPs ou setor fiscal.

Por isso, minha sugestão, ao perceber crescimento ou aumento de complexidade, é buscar soluções completas de gestão, como sistemas WMS especializados.

Pontos fortes de soluções modernas: WMS e ERP integrados

Os sistemas WMS, como o GTI PLUG, vão além do simples registro. Eles automatizam decisões, integram setores e disponibilizam informações em tempo real, usando inteligência artificial para sugerir ações de expedição, baixa de estoque e até movimentações internas.

• Visão do estoque atualizada e disponível via dashboards, relatórios e dispositivos móveis.
• Geração automática e gestão de etiquetas com códigos de barras ou QR Code.
• Alertas automáticos de vencimento, necessidade de reabastecimento e ponto de pedido.
• Rastreamento detalhado das operações dos colaboradores, reduzindo falhas humanas.
• Facilidade para auditar processos e gerar históricos, atendendo auditorias e regulações.

Além disso, quando o WMS está conectado ao ERP (financeiro, fiscal e comercial), a empresa sente o impacto positivo em todos os departamentos, desde o recebimento até a nota fiscal de saída.

Como implementar o controle de lotes na prática

Fiz questão de listar um passo a passo para quem quer começar ou estruturar melhor essa rotina:

1. Defina padrões: toda entrada de produto/insumo deve ter obrigatoriamente seu lote registrado, com data, cadastro do fornecedor e validade.
2. Adote identificadores claros: opte sempre pelo uso de etiquetas físicas (código de barras ou QR Code). Isso diminui falhas e acelera a leitura.
3. Unifique sistemas: priorize informações centralizadas, evitando controles paralelos em papel ou planilhas.
4. Implemente rotinas de conferência: no recebimento, na separação e na expedição, crie checklists e exigência de leitura de lotes.
5. Treine o time: capacite a equipe para conferir, registrar e acessar lotes corretamente. Cultura é o segredo para a manutenção do processo.
6. Use automação: sempre que possível, automatize alertas, baixas de estoque e relatórios periódicos.

Mais tecnologia, menos papel. Menos erro, mais agilidade.

Em minhas consultorias, o uso de QR Code e equipamentos móveis eliminou diversos pontos cegos que só eram percebidos quando um cliente retornava por algum problema. E, integrando tudo via WMS, é possível até monitorar por usuário cada movimento e ação realizada.

Boas práticas para registro e organização de lotes

No passado, já vi estoques desorganizados só com etiquetas escritas à mão e informações desconectadas entre áreas. Quando precisei consultar a data de fabricação de um lote, demoramos dias procurando caixas específicas. Com organização adequada, a consulta passa a levar segundos.

• Mantenha padrão para nomenclatura dos lotes, facilitando a busca (ex: “202306-BAT01-FAB”, indicando ano, mês e batelada).
• Tenha um banco de dados central, validado por perfil de acesso, deixando tudo rastreável.
• Fotografe ou escaneie etiquetas antes do armazenamento, criando histórico visual do lote.
• Automatize notificações para lotes próximos ao vencimento, deixando avisos visíveis ao time de armazenagem e vendas.
• Registre origem, destino e instâncias de movimentação (produção, armazenamento, separação, expedição e devolução).

Com esses cuidados, o risco de misturar ou perder informações de lotes cai drasticamente. E, quando há necessidade de apresentar laudos ou históricos para órgãos de fiscalização, tudo já está pronto e disponível.

Redução de perdas, compliance e agilidade em recalls

De acordo com minha vivência, empresas que investem em controle rígido de lotes conseguem não apenas reduzir desperdício, mas também ganhar a confiança do consumidor e dos parceiros comerciais. Isso porque a resposta a eventos de contingência (contaminação, defeitos, vencimentos antes do consumo, etc.) se torna muito mais rápida.

Rastreabilidade de lote torna recall menos traumático e protege sua reputação.

No segmento alimentício, lembro de um caso recente em que a empresa localizou todos os pontos de venda de produtos com insumo fora dos padrões em menos de 2 horas, graças a um WMS eficiente. Sem este controle, o tempo de reação seria multiplo, elevando riscos jurídicos e financeiros.

Já na área farmacêutica, rastreabilidade é sinônimo de conformidade. Qualquer auditoria exigirá, a qualquer momento, histórico do lote em todo seu ciclo – desde insumos recebidos até a distribuição. Isso sem falar da obrigatoriedade de gerar relatórios periódicos para o órgão regulador.

Exemplos práticos de cadastro, movimentação e consulta de lotes

Gosto sempre de dar exemplos práticos porque mostram onde os gargalos surgem e como sistemas apropriados resolvem rapidamente:

• No recebimento, o operador escaneia o lote do fornecedor, fotografa a nota fiscal e já associa ao estoque virtual, indicando posição no armazém.
• Durante a produção, cada insumo consumido tem o lote registrado no sistema, associando ao produto final para rastreio futuro.
• Na separação de pedidos, o colaborador escaneia os códigos dos lotes, que são baixados automaticamente do estoque. Caso haja estoque próximo ao vencimento, o sistema alerta para dar prioridade àquele item.
• Em uma eventual devolução, o registro do lote permite entender rapidamente a que lote pertence o item e se outros lotes podem ser afetados.

Com o GTI PLUG, por exemplo, essas operações se conectam automaticamente ao ERP, permitindo até que setores de contabilidade, compras e qualidade acessem dados confiáveis, sem depender de intermediários ou retrabalho.

Esses exemplos refletem a evolução para uma logística mais inteligente e conectada, assunto que abordo também em detalhes sobre logística moderna e que recomendo para complementar seu entendimento.

Ganhos práticos das soluções especializadas em lote

Ao longo do tempo, observei que negócios que adotaram tecnologia de ponta, como a do GTI PLUG, enxergam benefícios além da rastreabilidade pura:

• Redução drástica de perdas por vencimento e avarias, graças a alertas automáticos.
• Agilidade para atender auditorias, com relatórios instantâneos e históricos completos.
• Mais confiança do time, que sabe onde procurar e acessar lotes sem perda de tempo.
• Integração com marketplaces, ERPs e vendas online, eliminando inconsistências e divergências de estoque.
• Identificação fácil de oportunidades de melhoria por gargalos identificados automaticamente.

O controle apurado de lotes libera tempo do gestor, que deixa de ser um “apagador de incêndios” e passa a atuar de forma preventiva e estratégica. Recomendo expandir esse olhar explorando temas sobre gestão integrada de operações e automatização de processos.

Conclusão: busque visibilidade total e transforme sua gestão de estoques

Diante de todos esses pontos, posso afirmar com segurança que implementar um sistema robusto para cadastro e acompanhamento de lotes é um investimento mais do que necessário.

Soluções modernas como o GTI PLUG possibilitam não só garantir rastreabilidade, mas elevar toda gestão logística, protegendo empresas e consumidores. O futuro da logística é conectado, automatizado e flexível.

Se deseja virar essa chave e dar adeus ao retrabalho, à dor de cabeça com planilhas e garantir segurança total na sua operação, recomendo agendar uma demonstração gratuita do GTI PLUG. Conheça, sem compromisso, como sua rotina pode se reinventar e atingir um novo patamar.

Vale também ver alguns exemplos práticos em cases publicados no blog e acompanhar novidades sobre inovações em automações logísticas aplicadas no cotidiano de empresas.

Perguntas frequentes sobre controle de lote

O que é controle de lote?

Controle de lote é a prática de registrar e monitorar informações específicas de cada grupo (ou batelada) de produtos durante todo o ciclo logístico. Assim, cada lote tem um identificador único, facilitando rastreabilidade, inspeções e gestão de validade. Esse acompanhamento é indispensável para garantir segurança, qualidade e cumprimento de normas no setor alimentício, farmacêutico e industrial.

Como funciona a rastreabilidade de lotes?

A rastreabilidade de lotes ocorre pelo registro detalhado e único de cada lote desde o recebimento (ou produção), passando pelo armazenamento, movimentações internas, vendas e, se necessário, devoluções ou recalls. Com isso, a consulta do número do lote revela origem, destino, datas e status. Sistemas modernos permitem realizar essa busca em segundos e gerar relatórios completos rapidamente.

Quais empresas precisam fazer controle de lotes?

Empresas dos setores alimentício, farmacêutico, químico, cosmético, veterinário e toda indústria que lida com insumos perecíveis, produtos sujeitos a controle sanitário ou com necessidade de rastrear origem sempre devem adotar controle de lotes. Setores regulados obrigam rastreabilidade. Além disso, e-commerces, operadores logísticos e importadoras que buscam confiança e redução de perdas também se beneficiam.

Por que o controle de lote é importante?

Ele é importante pois garante rastreabilidade completa, segurança do consumidor, rapidez em recalls, redução de perdas por validade e conformidade com legislações. Sem controle de lotes, empresas ficam expostas a multas, prejuízos e danos à sua imagem, sendo impossível identificar rapidamente a origem de um problema industrial ou logístico.

Como implementar controle de lote na minha empresa?

Primeiro, defina políticas claras e crie um método padrão de identificação (número do lote, validade, origem). Registre toda movimentação, padronize etiquetas (preferencialmente com código de barras) e eduque o time. Sempre recomendo o uso de sistemas especializados, como um WMS, para automatizar integrações, relatórios e alertas. Isso garante visibilidade, reduz erros das planilhas e acelera auditorias. Para resultados mais rápidos e seguros, recomendo testar soluções como o GTI PLUG.