Convivo diariamente com gestores, operadores logísticos e donos de e-commerce que reclamam dos mesmos problemas: falta de produtos, excesso de mercadorias paradas, informações desencontradas e retrabalho. Já presenciei empresas pequenas e grandes caindo nas mesmas armadilhas. Pensando nisso, quero compartilhar minha visão sobre os principais erros na gestão de estoque e mostrar caminhos simples e práticos para evitar falhas que afetam o dia a dia e os resultados. Afinal, fechar o mês sem surpresas significa estar preparado.

Falta de controle e informação desatualizada

No meu contato com vários negócios, percebi que muitos ainda usam planilhas simples ou anotações improvisadas. O problema é que esses métodos se perdem fácil, estão sujeitos a falhas humanas, e ficam desatualizados quando a equipe cresce. Já ouvi de gestores que passaram vergonha ao prometer entrega rápida, e só depois descobriram que o item nem estava mais no depósito.

Saber exatamente a quantidade de cada produto no estoque em tempo real é o início de qualquer boa gestão.

Para evitar que informações defasadas causem rupturas, sigo alguns pontos-chave:

• Evitar registros manuais ou dispersos em vários locais;
• Centralizar todas as movimentações em um único sistema confiável;
• Fazer conferências periódicas para ajustar diferenças entre o físico e o registrado;
• Escolher um sistema que tenha atualização em tempo real e integração com outros setores.

Eu gosto muito da flexibilidade do sistema GTI PLUG nesse ponto. Ele permite visualizar o estoque atualizado a cada entrada, saída ou devolução, conectando os setores de vendas, compras e logística com poucos cliques.

Falta de padronização nos processos

Outro erro que já vi emperrar operações é a ausência de fluxos claros. Cada colaborador executa tarefas como separação, conferência e expedição à sua própria maneira. Quando isso acontece, aumentam as chances de perdas, envios errados e retrabalho na rotina operacional. Sem um padrão, até os treinamentos de novos funcionários ficam mais demorados e a curva de aprendizagem é dolorosa.

Organização de processos é o segredo para que tudo funcione, mesmo quando a pressão aumenta.

O que eu sempre sugiro:

• Documentar o passo a passo das principais rotinas do estoque;
• Atribuir responsabilidades claras para cada função;
• Oferecer treinamentos periódicos para toda equipe;
• Usar checklists para evitar esquecimentos nas atividades diárias.

É interessante como sistemas como o GTI PLUG já vêm com fluxos sugeridos e campos obrigatórios no cadastro e movimentação, o que facilita bastante a adoção desse padrão de trabalho.

Ausência de integração com outros setores

No meu dia a dia, percebo que muitos responsáveis pelo estoque não conversam nem com vendas nem com compras. O resultado disso é clássico: pedidos aprovados para um produto que acabou ou encomenda de matéria-prima além do necessário. Quando a informação não flui, a empresa perde dinheiro nos dois lados.

Esses são problemas que já acompanhei de perto:

• Vendas realizadas sem confirmação de saldo;
• Compras mal planejadas por falta de visibilidade de giro;
• Dificuldade para prever quando um item vai faltar ou sobrar;
• Relatórios que não batem, gerando conflitos internos.

Integrar estoque com vendas e compras elimina ruídos e agiliza a tomada de decisão.

Com automação e integração nativa, como a oferecida pelo GTI PLUG, todos os setores trabalham juntos. Por exemplo, ao finalizar um pedido de venda, o estoque já é atualizado automaticamente. Isso reduz o risco de erros e torna o planejamento mais assertivo.

Se quiser se aprofundar em estratégias para uma administração mais coordenada, sugiro a leitura de um conteúdo específico sobre gestão integrada que publiquei recentemente.

Mau acompanhamento de indicadores

Já vi empresas acumulando mercadorias encalhadas simplesmente porque não olhavam para indicadores básicos. Acompanhar giro, rupturas e estoque mínimo permite antecipar necessidades, evitar desperdícios e negociar melhor com fornecedores. Mas, se o gestor não tem esses números à mão, a tomada de decisão vira chute.

Os números mostram com clareza onde estão os gargalos e as oportunidades.

• Giro de estoque: frequência média de saída de cada produto;
• Rupturas: faltas registradas durante pedidos de venda;
• Tempo médio de permanência de mercadorias;
• Custo de armazenagem e perdas por validade ou avarias.

Sistemas que apresentam dashboards com indicadores dinâmicos (como o GTI PLUG) tornam esse controle muito mais ágil. Assim, o gestor acompanha a operação sem precisar realizar dezenas de planilhas. Destaco também um artigo interessante, que aprofunda o acompanhamento desses indicadores, em indicadores de desempenho logístico.

Negligenciar a tecnologia

Finalmente, um erro que vejo com frequência é hesitar em adotar novas soluções tecnológicas. É natural ter dúvidas, mas insistir no velho pode custar caro. Neste cenário, tudo acontece mais rápido, e quem demora a investir em digitalização acaba ficando desconectado do mercado.

Vejo que automatizar tarefas simples liberta o gestor e a equipe para atividades mais estratégicas: conferências por leitor de código de barras, controle por lotes e prazos, emissão automática de relatórios e análise do desempenho do time.

A tecnologia hoje é o maior atalho para reduzir erros, agilizar processos e escalar o negócio.

Com a plataforma GTI PLUG, por exemplo, a implantação pode ser feita em poucos dias, e as integrações com ERPs e e-commerces são um diferencial. Aliás, quem tiver interesse em entender como iniciar essa jornada, recomendo também o meu material sobre logística digital, um conceito que está mudando operações de pequenas e médias empresas.

Qual caminho seguir pensando no futuro?

Como conclusão dessa minha experiência com estoques de vários tamanhos, penso que não existe mágica, mas sim disciplina e atenção a detalhes. Adotar ferramentas como o GTI PLUG facilita muito essa jornada, porque une processos, tecnologia e integração em um ambiente só. Falo por já ter visto empresas dobrarem sua confiança operacional trocando apenas ferramentas e rotina. Convido você a conhecer mais sobre o trabalho que desenvolvi nessa área e a buscar referências reais de outros gestores.

Se quer tornar o seu controle de estoque mais simples, econômico e livre de surpresas, recomendo que você agende uma demonstração do GTI PLUG e descubra como transformar sua operação agora mesmo.

Perguntas frequentes sobre erros na gestão de estoque

Quais são os erros mais comuns no estoque?

Os erros mais frequentes envolvem falta de controle das informações, registros desatualizados, ausência de integração com vendas e compras, excesso de estoque parado, e pouca análise de indicadores. Também vejo muitos problemas oriundos da falta de padronização dos processos dentro do estoque.

Como evitar falta de produtos no estoque?

Para evitar esse problema, sugiro conferências regulares, definição de estoques mínimos para cada item, uso de sistemas atualizados (como o GTI PLUG) para acompanhar as movimentações em tempo real, e integração entre o fluxo de vendas e compras. Assim, reposições são feitas na hora certa e clientes nunca ficam na mão.

O que causa excesso de estoque?

O excesso de estoque frequentemente surge por compras sem análise de giro, receio de faltar produtos, falta de comunicação entre setores e ausência de indicadores claros. Ter relatórios confiáveis e integração nas equipes ajuda a evitar excesso, economizar espaço e reduzir perdas por validade ou obsolescência.

Como organizar o controle de estoque?

O segredo está em padronizar processos, centralizar todas as informações em um sistema único, adotar inventários frequentes, integrar com vendas e compras, e treinar a equipe. Com tecnologia de apoio, o controle fica simples, rápido e confiável, reduzindo a chance de erros e esquecimentos.

Qual a melhor ferramenta para gestão de estoque?

Em minha experiência, a melhor ferramenta é aquela que oferece atualização automática, integração com outros setores, automação por inteligência artificial, relatórios completos e implantação rápida. O sistema GTI PLUG reúne esses pontos, sendo indicado para quem deseja abandonar planilhas e ganhar precisão em todas as áreas da operação.